Sekretariat förberedelser

Sekretariatet
Sekretariatet skall hantera nummerlappsutdelning, efteranmälan och ge allmän service till såväl deltagare, publik och arrangörskollegor.
Valet av person till sekretariat är viktigt, att ha “många bollar i luften” kan beskriva uppgiften är personen stresstålig och lösningsorienterad så underlättar det.
Här beskriver vi vad EQ Timing förväntar oss av de olika funktionerna, är något oklart så diskutera gärna med vår representant i god tid innan tävlingen.
Viktigt att förberedelserna görs innan så att ni är klara att ta emot deltagarna när väl sekretariatet skall vara öppet.

Nummerlappsutdelning
Starta med att dela nummerlapparna i föranmälda och eventuellt tillgängliga som är lediga för efteranmälan.
Skriv ut deltagarlista, gärna i bokstavsordning så det går enkelt att se sitt nummer.
Placera nummerlapparna i lämplig ordning så det blir enkelt för utdelare och deltagare.
Det är utdelarens uppgift att deltagare får rätt nummerlapp.
Hämtar en deltagare nummerlapp till flera personer så bör de skriva på baksidan vems nummer det är.
Önskas det chipkontroll direkt vid utlämning så kan den tjänsten köpas av EQ Timing.
Ha gärna en eller flera PC vid disken så att funktionär kan slå namn på deltagare som inte minns om den är anmäld eller vilket nummer den har.
Ha funktionärer som visar och hjälper deltagare för att minska tiden för varje anmälan.
Logistiken är viktig med ingång och utgång – undvik flaskhalsar och onödiga köer.

Efteranmälan
Vid efteranmälan är det önskvärt att ni använder vår web-anmälan så att deltagarna kommer på rätt plats i systemet.
Placera ut ett par stycken PC i lokalen med anmälningssidan öppen så att deltagare själv anmäler sig och går direkt till nummerlappsutdelningen.
EQ Timing kan hyra ut PC om så önskas.
Använd skrivna lappar med all information ifyllt bara vid tillfälle det är lång kö till PC-stationerna.
Det är sekretariatets uppgift att stansa in deltagare i systemet från handskrivna lappar – inte tidtagaren.
Undvik onödiga köer, ha personal som ger nummerlapp direkt vid efteranmälan eller en egen kö i nummerlappsutdelningen.
Ju tydligare informationen är innan tävling ju bättre, det optimala är att deltagare efteranmäler sig hemma vid sin PC innan de kommer till tävlingsplatsen.

Servicedisk
Servicedisken har många olika funktioner och det handlar om att ge den service som deltagare och övriga funktioner i arrangemanget behöver.
Här hjälper vi deltagare som vill byta klubb, distans, startgrupp eller liknande.
Servicedisken är viktig så att nummerlappsutdelning och efteranmälan kan fokusera på just sina roller.
Här har man inloggning i QT Admin så att man kan ge svar.
Startlistor samt resultatlistor printas och kopieras.

Personal / funktionärer
Personalbehov är styrt av storlek på arrangemang men andra faktorer spelar också in, när är loppet och när är sekretariatet öppet.
Börja med 1 person i var grupp, nummerlapp, efteranmälan och service för varje 300 deltagare så behövs det 1 extra i nummerlappsutdelning.

Internet
Tillgång till internet är en förutsättning för att ett sekretariat skall fungera eftersom QT Admin är webbaserat och eventuell efteranmälan också sker via Internet.

Utrustning / arbetssätt
Var tydlig med skyltar (högt monterade) så att deltagare finner rätt väg och rätt kö.
Sätt upp bord med lådor/backar som visar vilka nummer som är i vilken kö.
Stå på ena sidan bordet med nummerlapparna mellan dig och deltagaren, nummerlapp vänd så att utdelaren ser numret.
Fundera på logistiken innan ni sätter upp bord och annan utrustning – undvik flaskhalsar.
Ha kontroll på arrangemanget så att personal i sekretariatet vet vart det finns omklädning, bagageförvaring, toaletter osv.
Tänk på att ni är de första som deltagaren möter och ju trivsammare det är ju bättre betyg får tävlingen.

 

 

 

Related entries